Trainings- Touren- und Kursabrechnung

KCL Anleitung zum Ausfüllen der
Abrechnungsformulare für Touren, Trainings und Kurse

Hans Hochstrasser, Elke Abel (Februar 2017)

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1.          Grundsätzliches

1.1      Ziele

·       Alle Abrechnungen nur auf einem Papier (grosse Vereinfachung für die Leiter)

·       Transparenz und Zuverlässigkeit (kein Nachrennen nach vergessenen Erfassungen und Überweisungen mehr)

1.2      Was wird abgerechnet

Was

gemäss Reglement

Seite auf www.kcl.ch

·  Leiter- und Safety-Entschädigung

Entschädigungsreglement KCL

Leiterinfos
=> Leiterentschädigung

·  Bus

Klub Bus KCL

Infrastruktur
Opens internal link in current windowFahrzeuge

·  Bootsmieten

Reglement zur Vermietung von Kursmaterial an Trainings- und Tourenteilnehmer

Infrastruktur
=> Clubboote/Paddelausrüstung
Opens internal link in current windowWildwasser: Miete für geleitete Trainings und Touren

·  Spesen (PW etc.)

KCL Spesenreglement

Leiterinfos
Opens internal link in current windowSpesen


Die Reglemente findest du auch in den Abrechnungsordnern und im Leiterraum

1.3      Grundsätzliche Regeln

·       Es wird am gleichen Tag erfasst: Nachträgliche Erfassung in den darauffolgenden Tagen nur in Ausnahmen. (dies gilt auch für Kurse)

·       Chronologische Listen: die Listen werden in der chronologischen Reihenfolge gelassen, so dass jederzeit die korrekte Erfassung überprüfbar ist.

·       Persönliche Listen werden keine mehr geduldet.

·       Überweisungen:
Überweisungen zu Gunsten des Leiters werden immer halbjährlich (Mitte Jahr und Ende Jahr) zusammengefasst gemacht.
Überweisungen zu Gunsten des KCL:
- bei regelmässigen Leitern fliessen diese auch in die halbjährlich Abrechnung.
- bei nicht regelmässigen Leitern ist der Betrag innert 30 Tagen zu überweisen.
  (Einzahlungsscheine im Leiterraum, Bankverbindung auf kcl.ch =>Kontakte/Vorstand Opens internal link in current windowPostadresse und Konto)

1.4      Fragen/Unklarheiten

Fragen/Unklarheiten sind kein Grund die Erfassungen nicht zeitnah zu machen.

Melde dich bald bei:

Verantwortliche Leiterabrechnung

Elke Abel

Privat 041 497 12 35

Natel 078 756 80 09

E-Mail: 

Sportkoordination Erwachsene

Hans Hochstrasser
Natel 079 652 40 70

E-Mail:

 

2.         Anleitung zum Ausfüllen

Für die verschiedenen Erfassungen stehen 3 verschiedene Formulare zur Verfügung:

KCL Abrechnungsformular

Entschädigung

Materialmiete

Spesen

J&S

Ort

Formular mit Bus Materialmiete Spesen J&S
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X

X

X

X

·  Ordner im Bus

·  Reserveordner im Leiterraum für Fahrten mit anderen Fahrzeugen

Formular See
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X

 

 

 

Am Anschlagbrett im Leiterraum

Formular  See mit J&S
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X

 

 

X

Am Anschlagbrett im Leiterraum

 

Die alten Formulare nicht mehr verwenden.

Neue/persönliche Kreationen nur nach Absprache mit der Verantwortlichen Leiterabrechnung und der Sportkoordinaton Erwachsene.

2.1      Abrechnungsformular See (auch für Kurse)

bei Anlässen mit Bus und/oder Materialmiete ist das "Formular mit Bus Materialmiete Spesen J&S" zu verwenden.

Stundenzahl: Es zählt die Zeit vom Lospaddeln bis Rückkehr

Bei Touren max. 5 h pro Tag (bei Kursen zählt die effektive Kurszeit)

Bei den See-Trainings haben sich 2 h als Standardstundenzahl eingespielt.

2.2      Abrechnungsformular See mit J&S

Wie obiges Formular.

2.3      Abrechnungsformular mit Bus Materialmiete Spesen J&S

2.3.1     J&S-Erfassung

muss angekreuzt sein, wenn ein J&S anerkannter Leiter dabei ist und mindestens 3 Jugendliche. Alle Formulare, bei denen das angekreuzt ist, gehen zusätzlich zu Anita zur J&S-Erfassung,

2.3.2     Leiterentschädigung/Safety

Stundenzahl: Es zählen folgende Zeiten:

·       mit dem Bus von Abfahrt bis Ankunft

·       auf dem See von Lospaddeln bis Rückkehr

Bei Touren max. 5 h pro Tag. Bei Kursen die effektive Kurszeit.

Bei den Trainings haben sich folgende Standardstundenzahlen eingespielt:

·       Engelberger-Aa: 3 h

·       kl. Emme, Amstegreuss, Muota, Bremgarten: 4 h

·       See-Trainings 2 h

Safety:

·       Safety: dies gibt es nur am Montag. An anderen Trainings und Touren nur in gute begründeten Ausnahmefällen.

·       der Safety wird vom Leiter bar bezahlt. Der Leiter bekommt den Beitrag vom KCL.

2.3.3     Fahrzeuge

Es gilt das Bus-Reglement

Abrechnung mit Streckenpauschale

Es müssen minimal folgende Anzahl Ansätze (gratis fahrende Jugendliche zählen auch!) abgerechnet werden:
- Bis 3 Trainings-Teilnehmer (inkl. Leiter und PW-Fahrer): minimal 2 Ansätze
- Ab 4 Trainings-Teilnehmer  (inkl. Leiter und PW-Fahrer): minimal 3 Ansätze
Der Trainingsleiter macht ggf. mit den Teilnehmern ab, auf welche Gratisfahrten, bzw. PW-Beiträge verzichtet wird, damit diese minimale Anzahl Ansätze eingenommen werden.

Nicht offiziell vom KCL ausgeschriebene Trainings und Touren

werden immer nach dem Kilometertarif abgerechnet. Es liegt an dem Fahrer zu bestimmen, wie das unter den Teilnehmern aufgeteilt wird.

Abrechnung nach km

Alle Strecken, für die nicht eine Pauschale aufgeführt sind, werden nach km abgerechnet.

Abrechnung nach km mit Jugendlichen

Jugendliche fahren auch bei dieser Art der Abrechnung gratis mit.

Mit Jugendlichen wird wie unter nachfolgendem Beispiel "3. Moësa Fronleichnam" abgerechnet.

2.3.4     Überweisung

Endbeträge zu Gunsten des Leiter

·      Werden immer Quartalsweise zusammengerechnet und überwiesen

Endbeträge zu Gunsten des KCL

·      Leiter, die regelmässig leiten geben diese Beträge in die Quartalsrechnung

·      für Einzelfahrten ist der Betrag innert 30 Tagen zu überweisen.

2.4      Beispiele zum Abrechnungsformular mit Bus Materialmiete Spesen J&S

1.     WW-Montagstraining gemischt mit Jugendlichen

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Bemerkungen:

·       dieses Beispiel gilt als J&S-Training weil Wisu J&S-Leiter ist und 3 Jugendliche dabei sind

·       Fr. 20.- für Safety wird von Wisu bar an Safety bezahlt

2.     WW- Mittwochstraining gemischt mit Jugendlichen

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Bemerkungen:

·       dieses Beispiel gilt als nichts J&S-Training weil kein J&S-Leiter
Die Jugendlichen fahren trotzdem gratis

3.     Fronleichnam Moësa mit Jugendlichen

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Bemerkungen:

·       da es keine Pauschale für Moësa gibt, wird pro km abgerechnet

·       die Totalen Buskosten auf Grund der km sind Fr. 217.-

·       auf die 6 MitfahrerInne aufgeteil ergibt das Fr. 36.-

·       von diesen 6 mal Fr. 36.- entfallen 3 Mal für die Jugendlichen, so dass der KCL für den Bus lediglich Fr. 108.- einnimmt.

·       Wichtig: Da der Bus auch für Teilnehmende, die anderweitig an die Moësa kommen, sehr wichtig ist, ist auch eine Kostenaufteilung auf alle Teilnehmenden denkbar. Solches liegt im Ermessen des Leiters. Der KCL sollte dabei aber finanziell nicht schlechter als gemäss Reglement fahren.